Materialeplejestatistik i DDElibra

Materialeplejestatistik i DDElibra


Materialepleje dækker lidt af hvert. Lige fra kassation af materialer der ikke bliver lånt ud, til suppleringskøb af materialer, der har mange reserveringer



Udskrivningsodulet i DDElibra - hvor man trækker statistikoplysninger til materialeplejebrug - ligner ikke de e-resurser vi ellers har præsenteret her, men det er en nyttig resurse at kende i det daglige arbejde, og er derfor medtaget i resurse-forløbet.



Udskrivningsmodulet åbnes med Ctrl + z og i dette modul kan der genereres Statistik, Lister og Udskrifter. Alle er underopdelte i et eller flere niveauer i træstrukturen i venstre side, mens der i højre side af skærmbilledet kan indsættes værdier til afgrænsning af statistikkerne.



Statistikker skal jo altid omgås med omtanke og sund skepsis - ihukommende Benjamin Disraeli’s ord: "There are three kinds of lies: Lies, damned lies, and statistics."



Start derfor altid med at vurdere, hvad formålet er med den statistik du vil lave. Hvad skal der tælles/fordeles på? Hvilke perioder? Skal nogle områder vælges fra? Er det opsamlede statistikdata eller her-og-nu værdier der er brug for? (Vær opmærksom på at visse statistikker kun kan tages som her-og-nu tal. F.eks. kan man ikke se hvor mange lånere der var registreret med sms for et ½ år siden, så hvis man gerne vil kunne følge udviklingen her, må man udtrække og gemme tallene løbende).



Hvert kalenderår dannes en ny statistiktabel. Det enkelte bibliotek kan selv bestemme hvor mange år tilbage statistikkerne skal gemmes. Spørg din egen systemadministrator hvad praksis er hos Jer.

På samme måde er det forskelligt hvordan man definerer hvad en udlånstransaktion er. Tælles kun udlån, eller inkluderer det også fornyelser. Her må du igen spørge din lokale sys-guru.

Man skal med andre ord, og skelende til citatet ovenfor, være klar over hvad de udtrukne statistiktal dækker over. Er man det, kan man læse mange nyttige informationer ud af statistikker.



Statistik over hvilke 10 titler vi har sendt flest bestillinger til andre biblioteker på kan bruges til at vurdere, om vi skal købe nogen af dem selv.

Filial Øst har fået en ny idrætshal som nabo. Udlånstal for oktober kvartal 2008 i forhold til samme periode året før kan fortælle om ændringer i efterspørgsel og brugeradfærd og give anledning til omprioriteringer i materialeindkøbene.
Reserverede materialer, som tilsyneladende står på hylden, er måske i virkeligheden bortkommet. Det vil en hyldekontrolliste kunne hjælpe med at afsløre.
Det er længe siden vi har ryddet op i Edb-bøgerne, så mange af dem omhandler programversioner der ikke bruges mere. En materialeplejeliste kan vise hvilke titler der ikke bliver lånt mere.

Lidt vigtig information inden du kaster dig over statistikken:

Vær opmærksom på at visse statistik-genereringer er tunge. Specielt Beholdningsstatistikkerne kan trække mange resurser ud af serveren, så sæt ikke årsstatistikker o.l. i gang i almindelig åbningstid. Dine kolleger og din systemadministrator vil ikke takke dig for det!



Læs mere om funktionerne via Hjælp-funktionen fra Udskriftmodulet, eller find det i dokumentationen på Axiell’s hjemmeside : http://www.axiell.dk/c/document_library/get_file?folderId=28798&name=DLFE-813.pdf (Vær opmærksom på at du skal oprette dig som bruger på Axiells side, for at få adgang til dokumentationen).



De genererede statistikker kan vises på forskellige måder.

Hvis man vil se dem på skærmen, eller har brug for at arbejde videre på dem, kan man vælge at få dem vist i et tekstbehandlingsprogram eller et regneark: F9 viser resultatet i Word, Ctrl + F9 viser resultatet i Excel.

Vil man have det sendt til printer eller mail, taster man Shift + F9. Så åbnes en popup hvor man kan vælge udskrivningsform. Angiver man et printernavn, får man en papirudskrift, angiver man en mailadresse, vil resultatet blive sendt som e-mail til den angivne adresse.

Igangsatte jobs kan afbrydes med Alt + a





Og nu til opgaverne:

Bemærk! - Nogle af jer har ikke adgang til den del af Udskriftmodulet der hedder Statistik. I springer bare de 2 første spørgsmål over.


1 ) Find ud af hvilke titler i Børnebiblioteket der har mere end 4 reserveringer



2 ) Der ser ud til at være overskud på hovedbibliotekets voksenmaterialekonto, så I har besluttet at købe flere eksemplarer at de mest efterspurgte titler for at få nedbragt ventetiden til max. 4 måneder.

Find ud af hvilke titler der har mere end 4 måneders ventetid (læses som: har mere end 4 reserveringer pr. eksemplar)



3 ) Der mangler plads på voksenafdelingens hylder med kriminalromaner, og derfor skal der kasseres ud i samlingen. Alle krimi’er der ikke har haft mindst 2 udlån i de sidste 2 år skal kasseres. Udskriv en liste over disse. Bemærk at genereringen tager lidt tid.


4 ) Udskriv en liste over de materialer der er reserveret i hovedbibliotekets børneafdeling inden for det sidste ½ år, og som burde stå hjemme (Vælg en "til-dato" som ligger et par dage bagud. Ellers kommer også de helt nye reserveringer med). Nærstuder via Udskriftmodulets Hjælp-funktion hvad bogstavkoderne yderst til højre i udskrifterne betyder.

5 ) Der er ikke så meget gang i videoudlånet mere, især ikke på voksenområdet. Her må kasseres. Udskriv en liste over de videotitler i voksenudlånet, der ikke har været udlånt det seneste år. Afgræns til beholdningen på jeres største filial
Diriger det generede resultat til dit lokale resursestærk- styregruppemedlem’s e-mail adresse.


Og pointspørgsmålet :

6 ) Skrankerne sætter nogen gange et udlån i bero, for at give låneren tid til at finde en bog, som er blevet glemt i sommerhuset, eller borte i rodet på børneværelset. Hvilke udlån (titler) er sat i bero på hovedbiblioteket før 1. februar 2009





Sv. 1 ) Vælg Statistik → Udlån → Reserveringer → Titler med mere end X reserveringer



Sv. 2 ) Vælg Statistik → Udlån → Reserveringer → Titler med reserveringer/eksemplarer > X. Udfyld antal i formularen til højre. Generer til Word med F9



Sv. 3 ) Vælg Lister → Beholdning → Materialeplejeliste. Afgræns på: Filial:hb – Afdeling: vok – Opstilling: krimi - Antal udlån mindre end : 2. Angiv datointerval i udlån fra/til: 20070401 – 20090401 (Der kan bladres i måneder med PgUp / PgDn)., og husk at sætte en dato i Accessionsdato til der ligger før 2007. Det er ikke interessant at måle på materialer der kun har været indgået i ½ år. Generer med F9.


Sv. 4 ) Vælg Lister → Udlån → Reservering → Hyldekontrolliste, ikke udlånte materialer. Angiv Filial:HB, Afdeling:bø, Int.dato eller res.dato: r, Fra dato: 20080101 og Til dato: (find selv på noget). Generer til Word og evt. efterfølgende til papir (men ryd ikke op på hylderne før dine kolleger har nået at lave denne opgave :-)

Sv 5 ) Vælg Lister → Beholdning → Materialeplejeliste. Afgræns på filialnavn, Afdeling: voksen, Opstilling: Video, Antal udlån mindre end : 1, Udlån fra dato: 20080401, Udlån til dato: 20090401. Generer til Word.
Vælg derefter generer (Shift + F9) og skriv mailadressen på din resurse-guru i destinationsfeltet. Klik Generer.